固定採用をせずに忙しい期間だけ人手を確保する方法
【この記事のポイント】
- 正直なところ、繁忙期だけ受付を増やすには「人を雇う」のではなく「受付の一部を外に出す」発想に切り替える必要があります。
- 実は、電話・メール・OTA経由の一次受付や入力作業は、繁忙期だけ外部スタッフに任せても運用しやすい領域です。
- よくあるのが、連休直前に慌てて短期アルバイトを入れ、教育も追いつかず、かえって現場が疲弊するパターンなので、その代わりに代行業務を“繁忙期の仮想スタッフ”として使います。
今日のおさらい3つ
- 「繁忙期だけ増やしたい仕事」を人ではなく“業務”で切り出すのが出発点。
- 期間を決めて受付の一次対応・入力・集計を外に出せば、店内スタッフは来店対応と配車に集中できる。
- 迷っているなら、次の大型連休1回分をテスト期間と決めて、小さく始めるのがおすすめです。
この記事の結論
一言で言うと「繁忙期の“受付要員”は、固定採用ではなく代行業務で確保できる」です。
最も重要なのは、「いつ・どの期間に・どの業務だけ」を外部に任せるかを、あらかじめ決めておくことです。
失敗しないためには、繁忙期にいきなり全部を外に出すのではなく、「一次受付」「入力」「前日確認」など定型業務から段階的に外部化することです。
繁忙期だけ受付が回らなくなる現場のリアル
求人を出しながら、検索窓にも何度も同じ言葉を打ち込む
ゴールデンウィーク前、事務所の壁には「短期アルバイト募集」の紙。 求人サイトにも広告を出したけれど、応募は数件だけ。 それでも、電話の着信音は日ごとに増えていく。
昼休憩のはずの時間。 スタッフは弁当を片手にスマホを開き、「レンタカー 繁忙期 受付 外注」「電話代行 繁忙期だけ」と何度も検索窓に打ち込んでいる。 同じような記事をいくつも開いては、「うちの規模でも使えるのかな」と閉じてしまう。
夜、家に帰ってからも、パソコンを開き直して配車表を見てしまう。 「明日もこの人数で、この件数の電話と予約を捌くのか」と思うと、ふっと溜息が出る。
正直なところ、こういう状態で「繁忙期用スタッフを採用しよう」と動いても、
- 募集→面接→採用→教育までに時間がかかる。
- 繁忙期が終わる頃にようやく慣れてくる。
- 「来年も短期で来てくれるか」は分からない。
という、コスパの悪さがつきまといます。 採用にかけた広告費と、面接や履歴書チェックに割いた時間を考えると、「結局、稼働できたのは数日」というケースも珍しくありません。
ここで視点を変え、「人」ではなく「受付業務の一部」を繁忙期だけ外に出す、という選択肢が見えてきます。
採用前提で動くと“疲れの先送り”になる
繁忙期前の採用活動には、もう一つ見落としやすいコストがあります。 それは、教える側のスタッフが消耗することです。
繁忙期に向けて求人を出すと、応募が来た時点で、既存スタッフが面接・OJT・シフト調整に時間を取られます。 ところが、教える側のベテランほど、本来は当日対応や車両管理で動いてほしい人。 ここに教育時間が乗ってしまうと、繁忙期に入る前から疲労が前倒しで溜まっていきます。
「採用しても、教える時間が取れない」「教えても、繁忙期が終わると辞めてしまう」。 このループから抜けるには、「人を増やすこと」と「業務を回すこと」を一度切り離して考える必要があります。
代行業務で“繁忙期だけ受付スタッフを増やす”イメージ
① 「期間」と「時間帯」を限定して外部受付を入れる
繁忙期だけ人手を増やしたい場合、代行業務の使い方はシンプルです。
期間を決める
- 例：ゴールデンウィーク10日間、お盆期間7日間、年末年始5日間など。
時間帯を決める
- 例：9〜11時／15〜18時など、電話が集中するコアタイム。
業務範囲を決める
- 新規予約・空車確認・料金案内など「一次受付」。
- 予約内容の入力・配車表への反映といった「事務作業」。
この3つを決めて、繁忙期だけ代行に稼働してもらうことで、感覚的には「受付スタッフが数人増えた」状態を作れます。
実際、私が関わった店舗でも、
- 通常期：店内スタッフのみで受付。
- 繁忙期：同じスタッフ数＋外部の受付・入力担当数名。
という構成にすることで、
- 応答率アップ。
- 不在着信の減少。
- 店内スタッフが来店対応に集中できる。
という変化が出ていました。 たとえば那覇空港近くの中規模店では、夏のピーク時に応答率が65％から90％台に上がり、店長が直接受けた電話本数も1日40件から15件前後まで減ったといいます。
② 採用ではなく「外部スキル」を借りるという発想
実は、受付を外に出すことのメリットは、「人手」だけではありません。
- 繁忙期のコールを捌き慣れている。
- 定型業務のマニュアル化とトレーニングノウハウを持っている。
- シフト管理や欠勤対応も外部で完結する。
こうした“外部スキル”を、期間限定で借りるイメージです。
正直なところ、短期アルバイトを採用する場合、採用コストと教育コストは毎回かかります。 代行業務なら、一度ルールや台本を作って共有しておけば、次の繁忙期にもそのまま使い回せます。 過去の対応ログや録音も残るため、「去年の今ごろは、どんな問い合わせが多かったか」も振り返りやすくなります。
「実は、去年より準備は楽でした。 ルールを一から説明するのではなく、“去年の続き”から話せる感覚でした。」
と話してくれた店長もいました。 人を採用しても、辞めれば知識はゼロに戻ります。 代行に積み上げたノウハウは、組織側に残り続けるという違いは、長い目で見るとかなり大きな差になります。
③ 「常時」ではなく「スポット」で使うからこそ、ハードルが下がる
「外部受付」と聞くと、「常に誰かが電話に出てくれる仕組み」をイメージするかもしれませんが、
- 繁忙期だけ。
- 時間帯だけ。
- 予約チャネル（電話＋OTAだけ、など）だけ。
といった“スポット利用”も十分現実的です。
ケースによりますが、初めて導入するなら、
- ゴールデンウィーク10日間。
- 朝と夕方の各2〜3時間。
- 電話と自社サイト経由の問い合わせのみ。
といった、限定的な形から始めると、「思ったよりも使える」「この時間帯だけでも楽になった」と現場が実感しやすいです。
最初の1回で「全部任せる」のではなく、「一番つらい山だけを外に逃がす」発想に切り替えると、契約のハードルも、現場の心理的なハードルも一段下がります。
よくある失敗と、繁忙期だけの外部受付を成功させるコツ
よくある失敗① 直前に駆け込みで契約し、準備が間に合わない
よくあるのが、
- 繁忙期の2週間前になって、
- 「もう限界だ」と感じて、
- 慌てて外部受付を探す。
というパターンです。
その結果、
- ルールのすり合わせが不十分なまま稼働開始。
- 当日、代行と店舗の間で情報が行き違う。
- 「余計に疲れた」と現場から不満が出る。
という事態が起きます。
理想は、繁忙期の1〜2か月前から相談を始め、
- 業務範囲。
- 台本とNG条件。
- 転送ルール。
を一緒に決めておくことです。 さらに、本番の1〜2週間前に「短時間のテスト稼働」を入れておくと、当日初めての疎通でつまずくリスクも減らせます。
よくある失敗② 「全部任せる」前提で話を進めてしまう
もう一つの失敗は、「繁忙期だし、受付業務は全部外に任せたい」と考えてしまうことです。
その結果、
- クレーム予備軍の案件まで外に出してしまう。
- 難しい条件の予約を代行が受けてしまい、当日現場が火消しに追われる。
- 長期契約や法人案件など、本来は店内で丁寧に話したい案件も流れてしまう。
という“取りこぼし”が起きます。
正直なところ、繁忙期ほど「どの案件は絶対に店内で受けるか」を決めておく必要があります。
- 3日以上の長期利用。
- 大型車・高額プラン。
- クレーム・事故関連。
などは、期間限定であっても店内で受ける、という線引きです。
「繁忙期は売上の山場でもある」と考えると、ここで取りこぼす案件は、年間の利益にも響きます。 忙しい時ほど、雑に扱えない予約を見極める基準が重要です。
よくある失敗③ 繁忙期が終わったあとに振り返りをしない
繁忙期の嵐が過ぎたあと、「なんとか乗り切れた」で終わらせてしまうのも、もったいないパターンです。
本当は、
- 応答率はどれくらい変わったか。
- 不在着信はどれくらい減ったか。
- クレーム件数や内容はどう変化したか。
を軽く振り返って数字で見ておくと、
- 次の繁忙期に、どの範囲を広げるか・削るか。
- 常時入りにするか、スポットのまま継続するか。
といった判断がしやすくなります。
「実は、繁忙期が終わったあとに“どこが一番効いたか”を話し合ったのは、今年が初めてでした。」
と話した店長は、その振り返りを元に、次の年は「繁忙期だけでなく、週末も少しだけ外部受付を入れてみる」という新しい試みを始めていました。 振り返りの場では、数字だけでなく、スタッフの「今年は閉店後すぐ帰れる日が増えた」「車両チェックを丁寧にできた」といった小さな変化も拾い上げると、来年の設計に活きてきます。
よくある質問
Q1. 繁忙期だけ外部受付をお願いすることは可能ですか？
A1. はい。期間限定のスポット対応を前提としたサービスもあります。まずは10〜20日程度から相談してみると良いです。
Q2. どれくらい前から準備を始めるべきですか？
A2. 目安として、繁忙期の1〜2か月前です。ルールや台本のすり合わせ、テスト稼働の時間を確保できます。
Q3. 繁忙期だけの利用でも、教育コストはかからないですか？
A3. 初回は設定や共有にコストがかかりますが、2回目以降は前回のルールをベースに調整できるため、徐々に小さくなっていきます。
Q4. 短期アルバイト採用と比べて、どちらが良いですか？
A4. 長期的に育てたい人材がいるなら採用も有効です。ただ、短期間だけの受付増員であれば、採用・教育・シフト管理の手間を考えると外部受付の方が負担は軽くなりやすいです。
Q5. 繁忙期だけ外部受付を入れても、お客様から見て違和感はありませんか？
A5. 挨拶や言い回し、よく使うフレーズを事前に共有しておけば、多くのお客様は「外部かどうか」を意識しません。むしろ「つながること」自体が安心感につながります。
Q6. こういう状態なら今すぐ相談すべき、というラインは？
A6. 繁忙期に不在着信が1日20件を超える、店長やオーナーが折り返し電話に毎日1時間以上取られている、といった状態なら、早めに検討を始める段階です。
Q7. この状態ならまだ様子見でも良い、というラインは？
A7. 繁忙期でも不在着信が少なく、折り返しも当日中に対応できている、スタッフに「大変だけど何とか回っている」という感覚があるなら、まずは次の繁忙期に向けた準備からで十分です。
Q8. 迷っている場合、まず何をすれば良いですか？
A8. 直近の繁忙期や連休を振り返り、「どの時間帯に何件の電話が鳴り、何件出られなかったか」をざっくりメモしてみてください。その時間帯にだけ外部受付を入れるテストが、最初の一歩になります。
まとめ
代行業務を使えば、固定採用を増やさなくても、繁忙期だけ受付スタッフを実質増員したのと同じ効果を出すことができます。
正直なところ、ポイントは「期間」「時間帯」「業務範囲」を限定し、いきなり全部を外に出さないことです。
次の繁忙期に向けて、今から準備を始めれば、現場のストレスと取りこぼしを減らしながら、“繁忙期だけの人手不足”をかなり和らげることができます。
レンオペ関連記事
沖縄レンタカー完全ガイド｜予約代行レンオペの基本・当日予約・キャンセル・注意点まとめ沖縄レンタカー予約ガイド｜当日予約・変更・キャンセル対応の方法と注意点
沖縄レンタカー返却ガイド｜営業時間・夜間返却・空港送迎・無人対応のポイント
沖縄レンタカー料金比較ガイド｜車種・日数・時期別の最適な選び方と裏ワザ
沖縄レンタカー旅ガイド｜穴場スポット・海帰りトラブル・持ち物・ベストルート
レンオペ業務代行のメリット・導入方法｜コスト削減・問い合わせ対応・運用効果の実例
