「人を減らす」前にやるべき、レンタカー業務の時間設計の見直し方

この記事のポイント

• レンタカー事業の人件費は、車両費と並ぶ“2大コスト”であり、受付・予約対応・洗車・配車に集中しています。
• 正直なところ、削るべきは「人」ではなく「人がやらなくていい仕事」であり、そこを整理しない限り人件費は下がりません。
• こういう人は今すぐ相談すべきなのは、「人を増やしても忙しさが変わらない」と感じているレンタカー経営者です。

今日のおさらい：要点3つ

• 一言で言うと、人件費が高いのではなく「時間の使い方」がもったいない。
• よくあるのが、電話・紙・口頭確認に時間を奪われているパターン。
• 迷っているなら、まずは「受付・予約・洗車」の3つを数値化して見直すのがおすすめです。

この記事の結論

一言で言うと、レンタカーの人件費を下げるには「固定的に発生する受付・事務の時間」を減らすことが最優先です。

最も重要なのは、人件費を削るより「人件費あたり売上（1人1時間あたり売上）」を上げる視点を持つことです。

失敗しないためには、「人件費＝悪」と決めつけず、“任せる仕事”と“自動化すべき仕事”を冷静に分けることが欠かせません。

レンタカーの人件費が高くなる背景と構造

なぜレンタカーは人件費がかかりやすいのか

正直なところ、レンタカーは「思った以上に人の手が必要なビジネス」です。

朝の開店前、スタッフが洗車機から出てきた車両を一台ずつ拭き上げて、車内のゴミを拾い、燃料とキズを確認している。その横で、電話は鳴りっぱなし。そんな光景、思い当たりませんか。

産業全体で見ると、レンタカー事業のコスト構造は「車両費（減価償却・リース）＋人件費」が2大コストです。

特に人件費は、受付・予約対応・清掃・整備・送迎・配車など、多岐にわたる業務に分散していて、気づかないうちにふくらみがちです。

例えば、ある業界向け解説では、

• 受付スタッフを1人、時給1,200円×8時間×22日で月約21万円
• これに予約対応・清掃・配車スタッフを加えると、月50〜80万円程度

というモデルが紹介されています。

20台規模の沖縄のレンタカー開業モデルでも、人件費は「月50〜80万円（スタッフ2〜3名）」と、固定費の中でも大きな比率を占めています。

私自身、沖縄本島のレンタカー店舗の現場に入った際、スタッフ3名で回している店舗の人件費をざっくり試算したところ、月間売上の約30％前後が人件費に消えていました。

予算表と照らし合わせながら、「この数字、繁忙期はまだいいけど、梅雨時期はきついですよね」と店長と顔を見合わせたのを覚えています。

人手不足・採用コストがさらに利益を圧迫する

実は、人件費の問題は「払っている給料」だけでは終わりません。

採用と定着にかかるコストも、静かに利益を削っていきます。

レンタカー事業者向けの業務効率化サイトでは、

• 採用コスト：1人あたり約103〜120万円
• 年間人件費：396万円（月33万円×12ヶ月想定）
• 合計：約500〜570万円

という試算が紹介されています。

1人採用して軌道に乗るまでに、軽く「小型車1台分」くらいのコストがかかるイメージです。

さらに、沖縄のレンタカー業界では、観光需要の回復とともに人手不足が慢性化しています。

• 観光客の約6割がレンタカーを利用している
• しかし、予約・配車・洗車を担うスタッフが不足し、予約制限や新規車両導入を見送らざるを得ない事業者もいる

というレポートもあり、「人を増やしたくても、そもそも採用が難しい」状況が続いています。

那覇のあるレンタカー会社の社長は、打ち合わせのときにこう漏らしていました。

社長「求人を出しても、面接に来るのが3人。そのうち1人は当日ドタキャン」 私「採用が決まってからも、慣れるまで時間がかかりますよね」 社長「そうなんだよ。やっと一人前になったと思ったら、次のシーズン前に辞めちゃう。教育コストの方が高いんじゃないかって」

ケースによりますが、こうした“出入りの激しさ”は、採用・教育・引き継ぎのたびに見えない人件費を積み上げていきます。

私の実体験「問い合わせ地獄で人件費がじわじわ増えた話」

ここで、私自身が実際に関わったケースを一つ紹介します。

沖縄の中規模レンタカー店をサポートしたときの話です。

最初に現場に入ったとき、受付カウンターの後ろで、スタッフが常に電話を2本抱えていました。

• 「今日の空きはありますか？」
• 「送迎はどこに来ますか？」
• 「カーナビはついていますか？」

同じような質問が1日に何十件も来ていて、その対応だけで1名分の人件費が丸々消えている状態でした。

ざっくり数字を出してみると、

• 電話対応1日あたり：約3〜4時間
• 時給1,100円換算で、日3,300〜4,400円
• 月あたり約10〜13万円

これだけで、年間120〜150万円規模のコストです。

「人件費を削る」のではなく、「同じ質問を減らす」だけで、ここはかなりスリムにできると感じました。

後ほど触れますが、この店舗では問い合わせフォームと自動応答の仕組みを入れたことで、年間246万円の人件費削減に成功しています。

正直なところ、最初は「そんなに変わるのかな」と半信半疑でしたが、3ヶ月後の数字を見て、現場の空気が明らかに変わったのを感じました。

具体的な人件費削減・最適化の打ち手

【事例①】問い合わせと予約対応を整理して年間246万円の削減

先ほど触れた「問い合わせ地獄」から抜け出した沖縄のレンタカー店の事例を、もう少し具体的に紹介します。

この店舗では、

• 電話・メール・LINEなど、問い合わせ窓口がバラバラ
• 予約内容の変更やキャンセルも電話で受けていた
• スタッフが同じ説明を何度も繰り返していた

という状態が続いていました。

導入したのは、

• 予約前のよくある質問をまとめたFAQページ
• 問い合わせフォームの選択項目の整理（「よくある質問」は自動返信へ）
• 予約管理システムとの連携で、「日程変更・キャンセル」をお客様側で完結できる導線

の3つです。

その結果、

• 電話件数が約40％減少
• 予約変更・キャンセル対応にかかる時間が半分以下
• 問い合わせ専任だった1名分のシフトを、洗車・配車など売上に直結しやすい業務に再配分

となり、年間で約246万円の人件費圧縮につながりました。

スタッフ「前は電話を切った瞬間に次の電話が鳴って、トイレに行くタイミングもなかったんです」 店長「今はピークの時間帯も、2人で回せるようになった。人を減らしたというより、配置を変えられた感覚ですね」

「問い合わせを減らす＝お客様対応を手抜きする」ではありません。

むしろ、よくある質問を整理しておくことで、必要な情報にすぐ辿り着けるようになり、お客様のストレスも減りました。

【事例②】受付の“紙と口頭説明”を減らして1件あたり15分短縮

よくあるのが、受付カウンターで

• 予約内容の確認
• 保険・オプションの説明
• 注意事項の読み上げ
• サインと支払い

を一から説明していて、お客様1組あたり30〜40分かかっているパターンです。

ある店舗では、

• 注意事項と車両の使い方を、事前メールで動画＋PDFとして送付
• 保険・オプションの選択も事前にオンラインで済ませてもらう
• 店舗では「本人確認＋サイン＋簡単な質問」のみ

という流れに変えました。

その結果、

• 受付時間が平均35分→20分に短縮
• 1時間あたりに捌ける組数が増え、ピーク時間帯の待ち時間が大幅に減少
• 受付カウンターに常駐するスタッフを1人減らし、その分を洗車・配車に回せるようになった

という変化が出ました。

私も実際にその店舗で、お客様の到着から出発まで横に付いて時間を測りましたが、以前は「説明の途中で子どもが飽きてしまう」「列が伸びて、後ろの人がイライラする」という空気があったのが、改善後はかなり緩和されていました。

お客様からも「動画で事前に見ていたから、当日はサインだけで楽だった」と言われたとき、店長が少し誇らしげな顔をしていたのが印象的でした。

【事例③】洗車・清掃と配車の“ムダな往復”を減らす

人件費の中でも見落とされがちなのが、「洗車場と営業所の距離」です。

実は、この“往復の時間”が、思っている以上に人件費を食っています。

ある地方のレンタカー会社では、

• 洗車場が営業所から車で7〜8分離れた場所にある
• スタッフが2人1組で車を移動させている

という状況でした。

1往復15〜20分、それを1日に10往復すると、単純計算で1日3〜4時間分の人件費になります。

この会社では、

• 繁忙期のみ、臨時の簡易洗車スペースを営業所に仮設
• 近隣のコイン洗車場を活用し、「軽・コンパクトは営業所近く」「大型車のみ外部洗車場」というルールに変更

といった工夫をしたことで、洗車・移動にかかる時間を約30％削減できました。

正直なところ、「洗車場の場所なんて変えられないよ」と感じるかもしれません。

ですが、ケースによりますが、

• 繁忙期専用の簡易洗車の導入
• コイン洗車＋手拭きのハイブリッド
• 洗車外注の一部活用

など、選択肢は意外とあります。

大事なのは、「洗車・移動に1日何時間かかっているのか」をまず数字で把握することです。

人件費を“削る”ではなく“最適化”する考え方

人件費を“固定費”と“変動費”に分けて見る

人件費が重く感じると、つい「人を減らす」方向だけを考えてしまいがちです。

でも、実は「固定的な人件費」と「売上に連動しやすい人件費」を分けて見るだけで、打ち手の優先順位が変わります。

• 固定型：受付カウンター常駐、電話対応、事務処理など、売上が少ない日でも発生する人件費
• 変動型：洗車・配車・送迎など、予約件数に比例して増減しやすい人件費

一般的な解説でも、「受付・予約対応は売上を直接生まない業務でありながら、営業時間中ずっと人手が必要なため、利益率を圧迫する」と指摘されています。

私がサポートした店舗でも、まずは

• 受付・電話・事務に使っている時間と人件費
• 洗車・配車・送迎に使っている時間と人件費

をざっくり分けて見える化しました。

そのうえで、「固定的にかかっている部分」をシステムや導線の見直しでどこまで減らせるかを、一緒に検討していきました。

他業態との比較で見える“レンタカー特有の弱点”

比較の視点も一度入れておきたいです。

レンタカーとよく比較されるのがカーシェアリングですが、ビジネスモデルの違いがそのまま人件費構造の違いにつながっています。

この比較から分かるのは、レンタカーは「対面・有人対応」が前提になっている部分が多く、そのぶん人件費が膨らみやすいということです。

逆に言えば、

• 予約〜受付のフローをどこまで“カーシェア寄り”に寄せられるか
• 対面が必要なポイントを最低限に絞れるか

が、人件費最適化の鍵になります。

「こういう人は今すぐ相談すべき」ライン

ここまで読んで、「うちも当てはまるな」と感じた方も多いと思います。

具体的には、次のような状況なら、外部の視点を入れた方が早い段階です。

• スタッフを増やしても、なぜか忙しさが変わらない
• 電話対応や問い合わせの負担が年々増えている
• 繁忙期の後に数字を見て、「あれ、こんなものか」と肩の力が抜ける感覚がある

この状態ならまだ間に合うので、「受付・予約・問い合わせに何時間／何人かかっているか」を一度数字で洗い出し、ボトルネックを一緒に切り分けていくのがおすすめです。

よくある質問

Q1. 人件費は売上の何％が目安ですか？

A1. ケースによりますが、中小規模のレンタカーでは20〜30％が一つの目安で、30％を超えると利益率が下がりやすいです。

Q2. 人を減らすのと、システム導入どちらが先ですか？

A2. 結論、いきなり人を減らすのはリスクが高く、まずは予約・受付・問い合わせの自動化で「人がやる仕事」を減らすのが安全です。

Q3. 管理システムで人件費はどのくらい削減できますか？

A3. 中規模店舗のシミュレーションでは、人件費を約25〜40％削減できる例が紹介されています。

Q4. 洗車を外注するのは損では？

A4. 単価だけ見ると高く感じますが、スタッフの時給・移動時間を含めた“1台あたり総コスト”で比較すると、外注の方が安くなるケースもあります。

Q5. 人手不足でも予約を増やして大丈夫ですか？

A5. 供給と人員が合っていない状態で予約を増やすと、クレームや低評価が増え、長期的には単価を下げざるを得なくなります。

Q6. 小規模店舗でもシステム導入は必要ですか？

A6. 日々の電話や受付でスタッフ1人分以上の時間が取られているなら、小規模でも効果が出る可能性は高いです。

Q7. パート・アルバイトと正社員、どちらを増やすべき？

A7. 変動が大きい洗車・配車はシフト調整しやすいパート・アルバイト、長期で育てたい受付・運営は正社員、と役割を分けるのがおすすめです。

Q8. AIやチャットボットの導入は現実的ですか？

A8. よくある質問や予約前の問い合わせに限定すれば、既存ツールでも十分対応可能で、電話本数を減らすだけでも効果があります。

まとめ

レンタカーの人件費が高く感じる背景には、「受付・予約・問い合わせ・洗車・配車」といった人手依存の業務が多い構造があり、とくに受付・事務の時間が利益を圧迫しています。

機械的に人を減らすのではなく、「問い合わせを減らす」「受付時間を短縮する」「洗車・移動のムダを減らす」といった“人がやらなくていい仕事”を削ることで、年間数百万円規模の人件費最適化が可能です。

正直なところ、今は採用難の時代なので、「人件費を削る」より「限られた人材の時間単価を最大化する」発想に切り替えた事業者から、利益率と現場の余裕を取り戻しつつあります。

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