忙しい期間だけ外部受付を使い固定人件費を増やさない方法

予約受付代行は「繁忙期だけ」でも依頼できます。

結論として、ピーク期間だけ外部受付を使えば、通年採用で固定人件費を増やさずに、予約の取りこぼしと現場の疲弊をかなり減らせます。

【この記事のポイント】

今日のおさらい3つ

• 一言で言うと、「通年で人を増やす余裕はないが、繁忙期だけ予約がさばききれない」レンタカー店には、繁忙期限定の予約受付代行（レンタカーBPO）がもっとも現実的です。
• 正直なところ、固定人件費を増やしてしまうと、繁忙期は安心でも閑散期に利益が削られます。繁忙期だけ外部受付を使うと、受付力だけ“山に合わせて”伸縮できます。
• ケースによりますが、レンタカーBPOの成功事例では、予約・問い合わせ・配車事務を外部化することで、年間人件費を約43.2％削減しつつ、電話応答率と予約成約率を同時に改善しています。

この記事の結論

• 一言で言うと、「予約受付代行は繁忙期だけ依頼しても効果があり、むしろ繁忙期限定のほうが小さく試せて費用対効果も見えやすい」です。
• 最も重要なのは、「人を通年で採用するか」「繁忙期に外部受付を足すか」を、“人件費という固定費”と“受付代行という変動費”のバランスで考えることです。
• 失敗しないためには、①昨年の繁忙期3か月の着信・予約・人件費をざっくり出す、②任せる期間と時間帯・業務範囲を絞る、③まず1シーズン（2〜3か月）だけテスト導入して数字で振り返る、この3ステップが有効です。

繁忙期だけ受付代行を使う意味と背景

実体験① 「夏の山」を越えるたび、冬の試算表に冷や汗がにじむ

結論から言えば、レンタカー事業は「夏と連休で稼ぎ、冬に耐える」ビジネスです。

沖縄のケースでは、観光シーズンにレンタカー利用が急増し、空港周辺の店舗に受付業務が集中、2時間以上の待ち時間が発生することもありました。

ある沖縄本島のレンタカー会社（20台→40台に増車）は、開業2年目の夏前にスタッフを増やしました。

• 繁忙期前に正社員1名・アルバイト1名を追加
• 7〜9月はほぼ満車・電話もメールも鳴りっぱなし
• 「これなら来年はもう少し台数を増やせるかもしれない」と手応え

ところが10〜2月に入ると、予約は目に見えて減っていきます。

夜、事務所で月次の試算表を開いたオーナーは、「売上の列」と「人件費の列」を見比べて手を止めました。

「このまま冬を越したら、さっきまでの“手応え”が全部消えるな」

声には出さず、心の中でつぶやいて、そっと紙を閉じる。

その冬、オーナーは検索窓に「レンタカー 繁忙期 だけ 受付 代行」と何度も打ち込みました。

“来年も同じ山を、そのままの体制で越えるのか”という不安が、なかなか消えなかったそうです。

よくあるのが「ピークに合わせて通年人員を抱える」構造

正直なところ、多くのレンタカー店は「ピーク時の人員」を基準に採用を決めています。

• 繁忙期に受付がパンク → 人を採用
• 閑散期でも最低シフトが必要 → 結局、通年で固定人件費が増える

結果として、

• 繁忙期：人手が“ちょうど良い”か“少し足りない”
• 閑散期：人が“余っている”感覚、固定費が重い

という状態になります。

一方で、SAレンオペが紹介しているように、「繁忙期だけレンタカーBPOを使う」という選択肢を取れば、

• 通年は少人数＋システムで運営
• GW・夏・年末年始だけ受付力を外部で増強

という構造に変えられます。

固定費ではなく、“必要なときだけ増やせる変動費”として受付力を足すイメージです。

繁忙期だけの受付代行が埋める「谷」

繁忙期だけ予約受付代行を入れると、具体的にはこんな“谷”を埋められます。

• ゴールデンウィークの朝、開店直後から電話と来店が同時に押し寄せる時間
• 夏休みの昼、返却と出発、空港送迎が重なって、電話に手が伸びない時間
• 夜、閉店後に「明日の空きはありますか？」という問い合わせが集中する時間

実は、この谷の時間帯に入ってくる電話の多くは、3〜4泊の予約や、大人数の利用相談です。

つまり、「ピーク時に逃している電話」ほど、1件あたりの売上インパクトが大きい。

繁忙期だけ外部受付を使うことで、

• 店舗：目の前のお客様と安全な運行に集中
• 外部受付：その裏で受話器を上げ続け、問い合わせを予約までつなげる

という分業ができ、ピークの“山”を固定人件費なしで越えやすくなります。

繁忙期限定の予約受付代行、その具体的な運用パターン

実体験② 「GW＋7〜9月だけBPO」を入れて、残業と取りこぼしを抑えたケース

別のレンタカー会社（店舗2拠点・車両120台）は、毎年「GWと夏休みの3か月」を“魔の期間”と呼んでいました。

• 着信数：1日50〜60件
• 応答率：平時80％台 → 繁忙期60％台
• 店長とスタッフの残業：月30〜40時間

GW明け、店長が夜にPCで着信ログを見ながら、「この10件の取りこぼしのうち、3件が3泊だったら……」とつぶやくのが常でした。

この会社は2025年から、

• 期間：GW（2週間）＋7〜9月の3か月
• 任せる範囲：新規予約・料金案内・変更・キャンセル・配車システムへの入力
• 時間帯：平日18〜22時、土日祝は終日

という条件でレンタカーBPOに依頼しました。

結果として、

• 応答率：60％台 → 80％台
• 電話経由の予約件数：前年同期間比で約12〜15％増
• 店長の残業時間：月30〜40時間 → 15〜20時間に減少

特に印象的だったのは、店長の「翌朝の目覚めが違った」という一言です。

「実は、前は目覚ましが鳴る前に“今日の電話、何本来るかな”と考えていました。今は、『BPOが入口を押さえてくれている』と思えるので、起き抜けのため息がなくなりました」と笑っていました。

比較：通年採用 vs 繁忙期限定BPO

通年で人を採るのか、繁忙期だけ外部受付を使うのか。

ざっくり比較すると、次のようなイメージです。

人材市場が厳しい今、「採用できるかどうか」自体がギャンブルに近くなっています。

繁忙期限定のBPOは、「採用で外すリスク」を減らしつつ、ピーク時の受付力だけ確実に増やせる選択肢と言えます。

正直なところ、“全部”を繁忙期BPOに任せるのはおすすめしない

よくある失敗は、繁忙期だけ外部受付を使うと決めたあとに「とにかく全部任せよう」としてしまうパターンです。

• 事故や大きなクレームまで丸投げする
• 料金交渉や特例対応など、現場判断が必要な電話もすべて外に出してしまう

こうなると、BPO側も判断に迷い、お客様の体験も不安定になります。

繁忙期だけ予約受付代行を使うなら、

• 任せる：新規予約・料金案内・日程変更・キャンセル・送迎時間の確認など
• 任せない：事故・返金・大きなクレーム・危険運転など安全に関わる連絡

という線引きをはっきりさせることが重要です。

“例外”が多いと感じる場合は、「例外が発生したときのエスカレーションルート」も一緒に決めておくと安心です。

よくある質問

Q1：予約受付代行は、本当に繁忙期だけ契約できますか？

A1：はい。レンタカー業界向けBPOやコールセンターでは、「GWだけ」「夏休みだけ」「年末年始だけ」といったシーズン限定の利用を想定したメニューが用意されているケースがあります。

Q2：繁忙期だけだと、オペレーターの質が安定しないのでは？

A2：初年度にスクリプトとFAQ、運用フローを作り込めば、翌年以降はその設計を再利用できます。むしろ“繁忙期用の型”ができるため、毎年の立ち上がりが早くなります。

Q3：費用はどのくらいを目安に考えればよいですか？

A3：代行会社や規模によりますが、レンタカーBPOの例では、年間で見たとき内製時500万〜570万円の人件費を、約324万円のBPO費用でカバーした試算が紹介されており、約43.2％の削減効果が報告されています。繁忙期だけならさらに圧縮できます。

Q4：小規模店舗でも、繁忙期だけ受付代行を使う価値はありますか？

A4：あります。1店舗・数十台の規模でも、「オーナー＋数名ではどうしても電話を取りきれない」時間帯があり、そこを外部受付に任せるだけで、取りこぼしていた予約と自分たちの休みを取り戻しやすくなります。

Q5：管理システムがあれば、繁忙期BPOは不要ですか？

A5：管理システムは在庫と料金の自動化には有効ですが、繁忙期の「電話と問い合わせの集中」までは吸収しきれません。「システムで枠を管理し、BPOが入口を受ける」組み合わせが現実的です。

Q6：沖縄のような観光地では、どのタイミングで導入を検討すべきですか？

A6：沖縄では観光需要の回復と人手不足が同時進行しており、「繁忙期に予約枠を絞らざるを得ない」店舗も出ています。春〜初夏のうちに次の夏と連休の受付体制を決めておくと、機会損失を抑えやすくなります。

Q7：繁忙期が終わったら、完全にBPOをやめるべきですか？

A7：必ずしもそうとは限りません。多くの成功事例では、「繁忙期はフルでBPO＋自社」「閑散期は夜間や土日だけBPO」と、季節によってボリュームを調整するハイブリッド運用を採用しています。

Q8：導入前に、最低限どんな準備をしておくべきですか？

A8：少なくとも「ピーク期間」「1日の着信数とメール件数」「任せたい業務（予約・変更・キャンセル・よくある質問）」の3点を整理しておくと、BPO側との打ち合わせがスムーズに進みます。

まとめ

• 予約受付代行は、繁忙期だけでも十分に依頼する価値があります。通年で人を増やさずに、「ピーク時の受付力だけを一時的に増やす」現実的な打ち手です。
• 正直なところ、「繁忙期に合わせて人を採り、閑散期に固定費で悩む」構造は、今のレンタカー市況ではリスクが高くなっています。繁忙期だけ外部受付を足すことで、固定費から変動費へのシフトを進めやすくなります。
• 実は、レンタカーBPOの成功事例の多くが、「人件費約43.2％削減」「電話応答率・予約成約率・オペレーション安定化の同時達成」という共通点を持っており、その背景には“目的とKPIを決めた段階的導入”があります。
• こういう人は今すぐ相談すべきです。「繁忙期になると電話が鳴り止まず、店頭対応も追いつかない」「人を増やしたいが、閑散期の固定費が怖い」と感じているレンタカー事業者の方です。
• 一方で、「まだ自力で回せているが、次の夏と連休が少し不安」という状態なら、今が“繁忙期だけ外部受付を試す”ベストタイミングです。この段階なら、まだ十分に間に合います。

要点まとめ

• 予約受付代行は、GW・夏休み・年末年始など繁忙期だけの利用が可能
• 通年採用と比べて、固定人件費を増やさずピークの受付力を上げられる
• 任せるのは新規予約・料金案内・変更・キャンセルなど定型部分に絞るのが安全
• 1シーズン（2〜3か月）テスト＋数字での振り返りをセットにすると、効果と費用対効果を判断しやすい

まずは、昨年一番忙しかった3か月について、「電話とメールの件数」「実際に取れた件数」「人件費と残業時間」の3つを紙に並べてみてください。

その3つを眺めるだけでも、「どの期間・どの時間帯・どの業務だけ外部受付に預ければ一番筋が良いか」が、かなり具体的に見えてくるはずです。