採用できるまでの間だけ受付や電話対応を外部に任せる方法

代行業務は、求人が決まるまでの「つなぎ対策」として十分機能します。

ただし全部を任せるのではなく、受付や電話対応など“切り出せる業務だけ”を外に出す設計にすることが前提です。

【この記事のポイント】

今日のおさらい3つ

• 一言で言うと、代行業務は「人が採用できるまでの間、受付・電話対応・入力といった定型業務だけを外部チームに預ける仕組み」です。
• 正直なところ、レンタカー業界は沖縄を中心に人手不足が慢性化しており、「採用してから体制を整える」のでは遅く、採用前からの“つなぎオペレーション”が重要になっています。
• ケースによりますが、レンタカーBPOを導入した会社では、電話・問い合わせ・配車事務の8〜9割を外部化しつつ、現場は来店対応と車両管理に集中する体制を作り、求人が埋まるまでの数か月を乗り切っています。

この記事の結論

• 一言で言うと、「採用が決まるまでの間、受付や電話対応を代行に任せることは“あり”」であり、特に人手不足が続く今のレンタカー業界では現実的な選択肢です。
• 最も重要なのは、「一時しのぎ」で終わらせず、将来の内製化・採用と両立できる運営設計にしておくことです。
• 失敗しないためには、①任せる業務範囲を絞る、②期間と見直しタイミングを決める、③現場とお客様の“声”を定期的に回収する、の3点を押さえることです。

採用が決まるまでの「谷」をどう埋めるか

実体験① 求人を出しても応募が来ず、店長が夜に求人サイトを眺める

結論から言うと、今のレンタカー業界で「さっとスタッフを採用する」のはかなり難しくなっています。

沖縄総合事務局などの調査でも、人手不足が常態化し、急増した観光客に十分対応できていない実態が指摘されています。

ある那覇市内のレンタカー会社さんは、繁忙期前の3か月間、求人広告に毎月10万円以上かけました。

夜、カウンターの電気を落としてから、店長が事務所のPCで求人サイトを開く。

応募件数は「0」「1」「0」。

思わず、ブラウザを閉じた手を止めて、小さくため息が漏れる。

「明日もスタッフ2人でこの予約数を回すのか…」

そんな状況が続くと、ついつい深夜に「レンタカー 求人 人手不足 解決」と検索窓に何度も同じ言葉を打ち込んでしまう。

そのとき初めて、「採用が決まるまでの間だけでも、受付や電話を外に出す選択肢はないのか」と考え始めたそうです。

よくあるのが「採用が決まるまで待つ」ことで現場がすり減るパターン

正直なところ、経営側としては「もう少し頑張れば、誰か採用できるはず」と考えがちです。

ですが現場では、

• 電話は鳴りっぱなし
• メールはたまっていく
• 送迎とカウンターの合間に求人票の貼り替え

という状態が続きます。

スタッフミーティングで、ある若手スタッフがこんなことを言いました。

「実は、求人が決まるまでの間だけでも、誰か“電話を取ってくれる人”がいたら全然違うのにって、何度も思いました」

求人が決まるまでの「谷」を埋めないまま走り続けると、先に現場のモチベーションが削れてしまいます。

代行業務は、この谷を一時的に埋めるための“仮橋”として機能させることができます。

レンタカーBPOが担える「採用までのつなぎ役」

レンタカーBPOは、「レンタカー会社の予約・問い合わせ・配車関連事務などの業務プロセスを、専門チームに外部委託する仕組み」です。

対応範囲には、

• 電話・メール・LINE・OTAからの予約・問い合わせ一次受付
• システム入力・配車表への反映・日次集計
• 日程変更・キャンセル受付
• レンタル中の問い合わせやクレームの一次受付

などが含まれます。

一言で言うと、「お客様が連絡してくる入口〜予約・配車情報がシステムに整うところまで」をほぼ丸ごと任せられるため、店舗は来店対応と車両管理に集中できる体制を、採用前から作ることができます。

代行業務を「採用までの対策」として使った具体的な運用例

実体験② 3か月だけBPOを入れて、その後は一部を内製化したケース

ある中規模のレンタカー会社（店舗2拠点・車両数約120台）は、「フロントスタッフ1名の退職」と「求人ゼロ」が同時に起きたタイミングで、レンタカーBPOを3か月限定で導入しました。

導入前

• 電話は店長＋残りの1名が対応
• 1日の着信のうち、半分以上は折り返し
• 店長の帰宅はほぼ毎日22時過ぎ

導入時の設計

• 期間：3か月（繁忙期直前〜繁忙期中）
• 任せる範囲：電話・メール・LINEからの新規予約・変更・キャンセル、配車システムへの入力
• 店舗側の役割：来店対応・貸渡・返却・トラブル時の判断

結果

• 応答率は60％台→80％台に改善
• 店長の残業時間は月40時間→20時間前後に半減
• 3か月のうちに新スタッフ2名の採用・育成が完了

その後、この会社は「全てをBPOのままにする」のではなく、

• 一部の電話（法人・リピーター）は自社で引き取り
• 新規のWeb経由・OTA経由の問い合わせはBPO継続

という“ハイブリッド運用”に切り替えました。

社長は「最初はまた騙されるんじゃないかと思っていた」と笑いながら、「採用が決まるまでの3か月を、なんとか持たせる“つっかえ棒”になってくれた」と振り返っています。

現場の声「正直、外注は怖かった。でも“求人が決まるまで”と言われて腹落ちした」

導入前後で、現場のスタッフとこういう会話がありました。

私「BPOを入れると聞いた時、どう感じました？」 スタッフB「最初は正直なところ、なんだか自分たちの仕事が外に取られるような感じがして怖かったです」 私「今はどうですか？」 スタッフB「『求人が決まるまでのつなぎ』と言われて、納得できました。あと、電話が減った分、お客様と話す時間が増えたのは素直にありがたいです」

よくあるのが、「外注＝内製の否定」と受け止められるケースです。

実は、「採用が決まるまでの間、現場を守るための一時的な支援」と位置づけるだけで、現場の受け止め方はかなり変わります。

他の選択肢との比較（超残業・短期アルバイト・代行業務）

代行業務は、あくまで候補のひとつです。

ざっくり比較すると、

ケースによりますが、「求人が決まるまで1〜3か月はかかる」と踏んでいるなら、既存メンバーの超残業と短期アルバイトだけで乗り切るより、受付・電話対応だけでも外に預けるほうが、現場のダメージは確実に小さくなります。

よくある質問

Q1：代行業務は本当に「求人が決まるまでのつなぎ」になるのですか？

A1：なります。3か月限定で導入し、その間に2名の採用と育成を済ませたレンタカー会社の事例があり、応答率と残業時間も同時に改善しました。

Q2：どの業務を代行に任せるのが現実的ですか？

A2：結論として、予約受付・問い合わせ対応・配車システムへの入力など、定型化しやすい業務から任せるのが現実的で、対面接客や事故対応は自社に残すべきです。

Q3：費用的に採用とどちらが得ですか？

A3：ケースによりますが、フルタイム1名を採用して社会保険・教育コストを負担するより、数か月のBPO費用のほうがトータルでは安く、かつすぐに戦力になることが多いです。

Q4：代行業務をやめたあと、現場にノウハウは残りますか？

A4：BPO側と一緒にスクリプトやマニュアルを作っておけば、そのまま内製の新人教育にも活用でき、「求人が決まったあとの運営」もスムーズになります。

Q5：沖縄のような人手不足エリアでも通用しますか？

A5：沖縄ではレンタカー不足と人手不足が同時に課題となっており、レンタカーBPOを使って受付・問い合わせ窓口を外部化し、店舗は送迎と接客に集中するモデルが注目されています。

Q6：全部を外注するのは不安です。少しだけ試せますか？

A6：はい。時間帯を「夜だけ」、内容を「新規予約だけ」などに絞ってテスト導入し、現場とお客様の反応を見ながら徐々に範囲を広げていくやり方が安全です。

Q7：採用が決まったら、すぐに代行をやめても問題ありませんか？

A7：契約条件次第ですが、月単位でボリュームを調整できるBPOもあり、「完全にやめる」のではなく、繁忙期や夜間だけ残す形に切り替える会社も増えています。

Q8：スタッフにどう説明すれば、反発が少なくて済みますか？

A8：「仕事を奪うため」ではなく、「求人が決まるまで現場を守るための一時的な支援」と位置づけ、「接客や安全対応はこれまで通りあなたたちの役割」と伝えるのがポイントです。

まとめ

• 代行業務は、求人が決まるまでの「一時しのぎ」ではなく、「現場を壊さずに採用活動を続けるための仮橋」として使うと効果を発揮します。
• 正直なところ、採用が読めない時代に「人が入るまで現場に頑張ってもらう」だけのやり方はリスクが高く、受付や電話対応の一部を外部に預ける選択肢を持っておくことが重要です。
• 実は、レンタカーBPOを導入した企業では、問い合わせ対応・配車事務の8〜9割を外部化しつつ、求人が埋まったあとも「夜間・繁忙期だけBPO継続」という柔軟な運用に切り替えているケースもあります。
• こういう人は今すぐ相談すべきです。「求人広告を出しても応募がほとんど来ない」「このままでは繁忙期前に現場が持たない」と感じている方です。
• 一方で、「今はギリギリ回っているが、次の退職や繁忙期が来たら不安」という状態なら、今が“つなぎオペレーション”を設計するチャンスです。この段階なら、まだ十分に間に合います。

要点まとめ

• 代行業務は、求人が決まるまでの“谷”を埋める現実的な対策になり得る
• 任せるのは予約・問い合わせ・配車事務など定型業務に絞り、接客や事故対応は自社で持つのが基本
• 期間・時間帯・範囲を限定して小さく試し、うまくいった部分だけ残していく“ハイブリッド運用”が安全
• 沖縄のような人手不足エリアでは、採用頼みではなくBPOと採用を組み合わせたモデルが求められている

迷っているなら、まずは「今の求人状況（応募件数）」「1日の電話・問い合わせ件数」「現場の残業時間」を並べてみてください。

その3つを見比べるだけでも、「採用だけで乗り切るか、採用＋代行で一度余裕を作るか」の答えが見えやすくなります。